01 · Kayıt Sisteminin Amacı
Mesleki işlemlerin sonradan doğrulanabilmesi
Kayıt sistemi reçeteden teslimata kadar yapılan işlemlerin izlenmesini sağlar.
Doğru kayıt; yeniden sipariş, garanti, şikâyet, ürün takibi ve kalite geliştirme süreçlerini kolaylaştırır.
02 · Kullanıcı Kaydı
İletişim ve işlem geçmişinin düzenli tutulması
Kimlik bilgisi
İşlemin doğru kullanıcıyla eşleştirilmesini sağlayacak temel bilgiler tutulur.
İletişim bilgisi
Sipariş ve teslim sürecinde kullanıcıya ulaşmak için kullanılır.
Reçete kaydı
Sağ-sol göz değerleri ve reçetede bulunan diğer bilgiler saklanır.
Ölçüm kaydı
PD, yükseklik ve gerekli kişiselleştirme ölçüleri siparişle birlikte kaydedilir.
Ürün kaydı
Çerçeve ve cam özellikleri işlem geçmişiyle eşleştirilir.
03 · Stok Kartı
Her ürünün tanımlanabilir olması
Ürün kodu
Ürünü diğer stoklardan ayıran benzersiz veya sistemli koddur.
Marka ve model
Ürünün ticari ve teknik tanımını sağlar.
Renk ve ölçü
Aynı modelin farklı varyasyonlarını birbirinden ayırır.
Tedarikçi
Ürünün hangi firma ve belge üzerinden alındığını gösterir.
Giriş tarihi
Ürünün stok sistemine ne zaman katıldığını belirtir.
Maliyet ve satış bilgisi
Finansal ve ticari takibi destekler.
04 · Stok Hareketleri
Ürünün girişten satışa kadar takip edilmesi
Mal kabul
Gelen ürünün miktarı, kodu ve fiziksel durumu kontrol edilir.
Satış çıkışı
Satılan ürün doğru stok kartından düşülür.
Transfer
Mağazalar veya depolar arası hareket kayıt altına alınır.
İade
Tedarikçiye veya kullanıcıdan gelen iadelerin nedeni ve durumu kaydedilir.
Sayım farkı
Fiziksel stok ile sistem arasındaki fark araştırılarak düzeltilir.
05 · Sipariş Takibi
Siparişin oluşturulma, üretim ve teslim aşamaları
Sipariş tarihi
Siparişin sisteme girildiği zamanı belirtir.
Tedarikçi sipariş numarası
Üretici veya distribütör üzerindeki takibi sağlar.
Tahmini teslim
Kullanıcıya verilecek süre bilgisinin planlanmasına yardımcı olur.
Üretim durumu
Siparişin onay, üretim, sevk veya teslim aşamasında olduğunu gösterir.
Gecikme kaydı
Gecikmenin nedeni ve kullanıcıya yapılan bilgilendirme kaydedilir.
06 · Ürün İzlenebilirliği
Ürünün kaynağı ve işlem geçmişine ulaşabilmek
Çerçeve, cam, kontakt lens veya diğer ürünlerin tedarik ve satış kayıtları gerektiğinde geriye doğru izlenebilmelidir.
Parti, seri, sipariş veya ürün kodları geri çağırma ve kalite sorunlarında ilgili ürünlerin bulunmasını kolaylaştırır.
07 · Hata ve Yeniden Üretim Kaydı
Aynı hatanın tekrarlanmasını önlemek
Hata türü
Reçete aktarımı, ölçüm, üretim, montaj, ürün veya ayar hatası olarak sınıflandırılabilir.
Bulunma aşaması
Hatanın siparişte, kontrolde veya kullanıcı tesliminden sonra bulunduğu kaydedilir.
Düzeltici işlem
Yeniden sipariş, yeniden montaj, ayar veya tedarikçi incelemesi belirtilir.
Önleyici işlem
Benzer hatayı azaltmak için kontrol listesi veya süreç değişikliği oluşturulur.
08 · Veri Güvenliği
Kayıtların yetkisiz erişim ve kayba karşı korunması
Kullanıcı ve sağlıkla ilişkili kayıtlar yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilebilir olmalıdır.
Dijital sistemlerde parola, kullanıcı yetkisi, yedekleme ve düzenli veri kontrolü uygulanmalıdır.
09 · Periyodik Kontrol
Sistem kayıtları ile fiziksel durumun karşılaştırılması
Düzenli stok sayımı, açık sipariş kontrolü, teslim bekleyen işler ve tamamlanmamış kayıtlar belirli aralıklarla incelenmelidir.
Kayıtların güncel tutulması mağaza yönetimi, kullanıcı hizmeti ve finansal planlama açısından önemlidir.
Ders Özeti
Bu dersten hatırlanması gerekenler
- •Kayıt sistemi reçeteden teslimata kadar işlemlerin izlenmesini sağlar.
- •Kullanıcı, reçete, ölçüm ve ürün bilgileri aynı işlem kaydında tutulmalıdır.
- •Her stok ürünü kod, model, renk ve ölçüyle tanımlanmalıdır.
- •Giriş, satış, transfer ve iade hareketleri sistemde kaydedilmelidir.
- •Sipariş üretim ve sevk aşamalarında takip edilmelidir.
- •Hata kayıtları tekrar eden sorunların azaltılmasına yardımcı olur.
- •Kişisel ve sağlıkla ilgili veriler yetkisiz erişime karşı korunmalıdır.